تقرّر عائلة إنشاء مكتب عائلي، فينتقل الحديث فورًا إلى الصورة: أي اختصاص قضائي، وأي كيان، وهل ينبغي أن تعلوه مؤسسة وقفية. وهذه أسئلة لها أجوبة، وهي تُطرح قبل أوانها. فالهيكل تعبير عن ترتيب تشغيلي، وحيث لا يكون ذلك الترتيب قد حُسم، ينتهي الهيكل إلى التعبير عن افتراض لم يفحصه أحد.
والنتيجة نمط معروف. يُؤسَّس كيان، ويُستقدَم موظّفون، وخلال سنتين تجد العائلة نفسها تتفاوض على الصلاحية والتقارير والكلفة داخل هيكل بُني قبل أن تُناقَش تلك الموضوعات. وتعديل الترتيب حينئذٍ يستلزم نقض قرارات صار لها تاريخ، في حين أن المحادثة ذاتها لو جرت مبكّرًا لما كلّفت سوى الوقت.
ما المطلوب من المكتب أن يفعله
السؤال الأول هو النطاق، وهو يُفترَض أكثر ممّا يُتَّفق عليه. فالمكتب الذي يوحّد التقارير عبر ترتيبات قائمة مشروع يختلف عن المكتب الذي يدير استثمارات، وهذا يختلف بدوره عن المكتب الذي يدير العقارات ويوظّف عاملي المنزل ويتولّى الشؤون الشخصية للعائلة. ويستلزم كلٌّ منها أشخاصًا مختلفين وأنظمة مختلفة، وفي عدة اختصاصات وضعًا تنظيميًا مختلفًا.
والثاني: من هو العميل. فالفرد الواحد، والزوجان، والجيل الواحد، ومجموعة فروع متباينة المصالح، أربعة عملاء مختلفين، والمكتب الذي يخدم آخرها إنما يدير علاقةً بقدر ما يدير محفظة. وحيث لا تكون العائلة قد اتّفقت على تعليمات مَن يتّبع المكتب، سيكتشف المكتب الخلاف عند أول نقطة تنازع، وهي دائمًا أسوأ لحظة لاكتشافه.
هيكل المكتب العائلي سجلٌّ لاتفاق تشغيلي؛ وحيث لم يُبرَم اتفاق، فإنه يسجّل افتراض من أصدر تعليمات التأسيس.
الصلاحية والتقارير والكلفة
ينبغي تدوين حقوق اتخاذ القرار قبل أن تُختبَر: ما الذي يجوز للمكتب فعله بسلطته الذاتية، وما الذي يستلزم موافقة صاحب الشأن، وما الذي يستلزم اتفاق الفروع، وما المحجوز كليًا. والأمر ذاته ينطبق على تعيين المستشارين وعزلهم، وعلى استقدام الموظّفين، وعلى أي قرار يُلزم العائلة إلى ما بعد الجيل الحالي. وهذه مسائل حوكمة تنتمي إلى وثيقة قرأتها العائلة لا إلى الوثائق التأسيسية وحدها.
وتتبع التقارير ذلك. فمن يتلقّى ماذا، وبأي وتيرة، وبأي مستوى من التوحيد، أمورٌ تحدّد الأنظمة التي يحتاج إليها المكتب وجزءًا جوهريًا من كلفته. والعائلات التي تحدّد التقارير بعد تشغيل المكتب تجد عادةً أن السجلات لم تُمسَك بصورة تدعم التقرير المطلوب الآن، وأن العلاج إعادة بناء لا مجرّد استخراج. أما توزيع الكلفة، لا سيما بين فروع متفاوتة الحيازات ومتفاوتة الاستفادة من المكتب، فالأفضل حسمه في الوقت ذاته وفي الوثيقة ذاتها.
لماذا يصير الهيكل أبسط بعد ذلك
متى حُسم النطاق والصلاحية والتقارير، مالت الأسئلة الهيكلية إلى الإجابة عن نفسها، وإلى إجابة أكثر تواضعًا ممّا كان متوقّعًا. فالعائلة التي خلصت إلى أنها تريد تقارير موحَّدة وإدارة منسَّقة، مع بقاء قرارات الاستثمار لدى أصحاب الشأن، لا تحتاج إلى البنية التي يتطلّبها نشاط إدارة تقديرية. وكثير من الهياكل غير الضرورية يُنشأ لاستيعاب وظائف لم تكن العائلة قد قرّرت في الواقع تولّيها.
وتصير الأسئلة المتبقّية عندئذٍ أسئلة حقيقية: أين ينبغي أن يكون المكتب بالنظر إلى مواضع العائلة والأصول، وهل ينتمي كيان قابض أو مؤسسة وقفية إلى ما فوقه، وأي تراخيص تستلزمها الأنشطة المزمعة، وكيف سيُدار الترتيب ويُصرَف مصرفيًا. وهذه هي الأسئلة التي يُنتدَب المكتب لها بحقّ، والإجابة عنها إجابةً جيدة أيسر بكثير حين تكون العائلة قد اتّفقت سلفًا على ما تطلبه من المكتب أن يفعله.
هذه المذكّرة عامة في تطبيقها ولا تشكّل استشارة قانونية أو ضريبية أو تنظيمية. وهي تصف ممارسات مُلاحَظة لدى المؤسسات، ولا يجوز الاعتماد عليها في ما يتعلق بأي مكتب عائلي بعينه.